Đọc sách “Thói quen quyết định tốc độ công việc” của tác giả ‘Yamamoto Noriaki’

Tôi không tìm đọc cuốn Thói quen quyết định tốc độ công việc mà trong một lần đi ngang Nhà sách Phương Nam trong trung tâm thương mại: vì đang rảnh rỗi và không biết phải làm gì nên muốn tìm đọc một cuốn sách để giết thời giờ. Bởi vì trước đó đã có nhiều tình cảm tốt đẹp với các tác giả người Nhật Bản nên tôi tiện tay cầm cuốn sách đề tên tác giả là Yamamoto Noriaki để đọc thử và cuốn sách đã không làm tôi phải thất vọng.

Cuốn Thói quen quyết định tốc độ công việc chia làm 7 chương và được tạo thành từ 50 bài viết, mỗi bài viết là một bài học kinh nghiệm quý giá mà tác giả học hỏi được để tăng tốc độ hoàn thành công việc. Và cũng nhờ những bài học này mà tác giả Yamamoto Noriaki đã đạt được những thành tựu nhất định trong cuộc sống. Nếu bạn muốn cải thiện năng suất lao động, học tập của mình thì cuốn sách này là một tài liệu vô giá và không thể bỏ lỡ.

Ghi chép của Viễn Zu

Lưu ý: dưới đây là những ghi chép của tôi về cuốn sách. Nhưng những ghi chép này không phản ánh toàn bộ nội dung cuốn sách vì có thể tôi đã bỏ xót hoặc bỏ qua một số nội dung vì không đồng tình. Ngoài ra, một số nội dung có thể không xuất phát từ nội dung cuốn sách mà do tôi học được ở đâu đó nhưng nhờ có cuốn sách gợi mở nên mới giác ngộ. Vì vậy, bạn nên trực tiếp trải nghiệm để có cái nhìn đúng đắn và chính xác về nội dung của cuốn sách.

Suy nghĩ

1. Khi làm việc, bạn cần hướng về những kết quả trong tương lai để làm việc chứ đừng chăm chăm vào những cái lợi trước mắt.
2. Để tăng thu nhập của bản thân, hãy tìm cách cải thiện thu nhập trên mỗi giờ làm việc chứ đừng tìm cách dành nhiều thời gian hơn để làm việc vì thời gian là có hạn.
3. Bạn cần chủ động trong công việc và không ngừng nỗ lực tối ưu hoá quy trình làm việc để rút ngắn thời gian làm việc và cũng chính là cách cải thiện thu nhập trên mỗi giờ làm việc của bạn.
4. Nếu có thể, hãy sử dụng tiền để mua thời gian và dùng thời gian đó kiếm nhiều tiền hơn.
5. Hãy giao những việc ai cũng có thể làm được cho người khác và tập trung vào việc chỉ bạn có thể làm được.
6. Bạn cần phải sáng tạo và suy nghĩ khác biệt để tìm ra giải pháp mới cho những vấn đề cũ để cải thiện năng suất học tập và làm việc.
7. Nếu bạn tự tin với lựa chọn của mình, hãy kiên định với lựa chọn đó và đừng quá quan tâm hay để ý đến ý kiến của người khác – đặc biệt là những người không có liên quan gì đến công việc của bạn.

Sinh hoạt

1. Bạn cần phải phân định rành mạch, rõ ràng giữa thời gian dành cho ngủ nghỉ, sinh hoạt và học tập/làm việc.
2. Làm việc vào buổi sáng sớm (sau khi thức dậy) sẽ cải thiện năng suất học tập và làm việc của bạn. Vì vậy, để học tập và làm việc hiệu quả, hãy làm những việc quan trọng nhất vào buổi sáng và làm những việc mình yêu thích vào buổi chiều.
3. Để dậy sớm thì phải ngủ sớm, để ngủ sớm thì phải dậy sớm và tránh xa những tác nhân gây mất ngủ như sử dụng các dịch vụ trên mạng. Về lâu dài, bạn cần phải rèn luyện thói quen đi ngủ và thức dậy đúng giờ.
4. Tập thể dục, sinh hoạt điều độ sẽ giúp bạn cải thiện năng suất học tập/làm việc và tinh thần sẵn sàng đối mặt với khó khăn, thách thức.

Rèn luyện

1. Hãy tham khảo các blog, tạp chí chuyên ngành để cải thiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn của bạn.
2. Hãy rèn luyện thói quen tối giản hoá đồ dùng; sắp xếp và sử dụng đồ đạc gọn gàng, ngăn nắp để tăng tốc độ hoàn thành công việc.
3. Bạn nên mua và học cách sử dụng công cụ một cách thành thạo và nâng cấp thiết bị để tăng tốc độ hoàn thành công việc. Ví dụ: nhập dữ liệu trên máy vi tính bằng mười ngón.
4. Hãy trang bị cho mình công cụ cần thiết để có thể làm việc mọi lúc mọi nơi như điện thoại thông minh, máy tính di động và đồng bộ mọi tài liệu lên không gian trên mạng để có thể sử dụng ngay khi cần.
5. Duy trì thói quen đọc và viết mỗi ngày là một phương pháp hiệu quả để cải thiện kỹ năng viết văn của bạn.

Làm việc

Lập kế hoạch

1. Khi dành thời gian làm một việc gì đó, bạn đang dùng thời gian đó để kiến tạo tương lai. Vì vậy, hãy cân nhắc xem việc đó có đáng được đầu tư hay không? Và nên đầu tư vào việc gì để đem lại hiệu quả tốt nhất! Hãy kiên quyết từ chối làm những việc không nên làm.
2. Để làm việc hiệu quả; bạn cần phải phân tích khối lượng công việc, tính toán lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó, xác định ‘mức độ hoàn thiện cần phải đạt được’, sau đó lên kế hoạch, rồi mới bắt tay vào thực hiện.
3. Hãy nhớ rằng: có những công việc có thể làm một mạch và hoàn thành một cách nhanh chóng nhưng cũng có những công việc phải chia nhỏ và hoàn thành từng phần trong một thời gian dài.
4. Bạn nên phân loại các đầu việc dựa trên mức độ quan trọng và thời hạn hoàn thành. Những việc quan trọng là việc có tác động, ảnh hưởng lâu dài đến tương lai; những việc cần làm ngay là những việc sắp đến thời hạn phải hoàn thành. Trong mọi trường hợp, bạn nên ưu tiên làm những việc quan trọng trước.
5. Hãy tính toán thời gian cao su cho những cuộc hẹn để phòng những sự cố bất ngờ.
6. Hãy bình tĩnh làm dần từng công việc một, tuyệt đối tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Vì làm nhiều việc cùng một lúc sẽ làm giảm năng suất lao động và kéo dài thời gian hoàn thành công việc.
7. Để làm việc hiệu quả, bạn cần làm việc một cách liên tục nhưng tối đa không quá 120 phút.
8. Bạn nên linh hoạt điều chỉnh thứ tự thực hiện các công việc việc theo tình hình thực tế.

Chuẩn bị

1. Bạn chỉ nên bắt tay vào làm sau khi chuẩn bị không gian, thiết bị cần thiết và xác định rõ ràng trình tự hoàn thành công việc.
2. Với những công việc đòi hỏi phải giao lưu, tiếp xúc với nhiều người; việc có nhiều trải nghiệm trong cuộc sống sẽ giúp gắn kết với mọi người dễ dàng hơn.
3. Chủ động tránh xa những thiết bị có kết nối mạng (như điện thoại thông minh và máy vi tính) để tránh bị những thiết bị này kiểm soát thời gian của bạn.
4. Bạn nên khéo léo tạo ra không gian duy trì sự tập trung bằng cách tránh xa mọi tác nhân gây mất tập trung: để mọi đồ vật không liên quan ra khỏi tầm mắt, sử dụng tai nghe để tránh tiếng ồn, sử dụng trà hoặc cà phê để duy trì sự tỉnh táo, giữ cơ thể khoẻ mạnh.
5. Căng da bụng thì chùng da mắt. Ăn no sẽ dẫn đến buồn ngủ, vì vậy, bạn nên tránh ăn no (chỉ nên ăn nhẹ) trước khi học tập/làm việc.

Làm việc

1. Hãy chú ý quan sát để tìm thấy điểm mấu chốt để giải quyết công việc và tập trung vào nó.
2. Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải có phương châm, phương pháp làm việc riêng; sau đó thuyết phục khách hàng để họ hiểu rõ rồi mới tiến hành công việc.
3. Đừng để bị phân tâm bởi kết quả cuối cùng, hãy tập trung vào việc dốc toàn tâm toàn lực để có được kết quả tốt nhất.
4. Khi giao tiếp trong công việc, hãy cố gắng phản hồi nhanh nhất có thể. Bạn có thể phản hồi thông tin khái quát trước, chi tiết sau; thông báo trước, hành động sau; rồi tập hợp một lượng công việc nhất định rồi giải quyết một thể.
5. Để làm việc hiệu quả, hãy tập trung vào việc chính, quan trọng và đừng quá câu nệ tiểu tiết.

Điều chỉnh

1. Hãy thiết lập danh sách những việc không nên làm để loại bỏ thói quen làm những việc vô nghĩa, lãng phí thời gian.
2. Bạn nên xây dựng thói quen ghi chép cẩn thận mọi lúc, mọi nơi để ghi lại mọi ý tưởng của mình và sử dụng khi cần thiết.
3. Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải xây dựng quy trình làm việc và lập một danh sách các tiêu chí để kiểm tra mức độ hoàn thành công việc.